Systemen som håller affärerna i styr

Affärssystemen håller på att slå igenom rejält. Med hjälp av affärssystem kan företaget inhämta, lagra, sammanställa, analysera och distribuera information för att mäta och styra sin verksamhet. Men utan tillräcklig planering kan det bli en dyr investering.

Affärssystem är inne just nu ­ men vad är det egentligen? Vad har jag för nytta av det? Vad kostar det? Blir det inte bara en massa strul och mycket dyrare än beräknat ­ man läser och hör så mycket om affärssystem som inte fungerar? Och om jag bestämmer mig för att skaffa ett ­ vad skall jag tänka på?
Det här är frågor som många chefer för små och medelstora företag ställer sig (de riktigt stora företagen har i allmänhet redan ett system, eller flera, och horder av experter).
Förr skaffade företag i första hand ett ekonomisystem, därefter kanske ett system för lagerstyrning, och så vidare. Sedan fick man försöka koppla ihop systemen, som ofta var av olika 'fabrikat', med mer eller mindre stor framgång (det är lättare nu för tiden). I dag anskaffar man ett affärssystem ­ ett integrerat system som stöder flera funktioner, ja i princip hela verksamheten. Delprogram i ett affärssystem kan till exempel vara program för ekonomistyrning, säljstöd, kundvård, logistik, material- och produktionsstyrning och personaladministration.

Kraftfulla verktyg
Det är standardaffärssystem som gäller idag. Få utvecklar egna system ­ det är för svårt och för dyrt och tar för lång tid. Standardsystemen sägs vara kostnadseffektiva, flexibla, täcka de viktigaste delarna av ett företags verksamhet och vara möjliga att implementera relativt snabbt.
Fast gudarna skall veta att det kan bli problem. Ett stort affärssystem är komplicerat och det ställs stora krav på både leverantör och kund för att det skall bli en lyckad installation. I alltför många fall har det gått rejält snett ­ med dyra räkningar, dålig funktionalitet och mycken frustration som följd.
Det berättas om att ett företag gick i konkurs därför att affärssystemet aldrig fungerade ­ kundlistor och utestående fordringar bara försvann...
Men när väl ett modernt affärssystem fungerar är det ett kraftfullt verktyg ­ insamling och överföring av information automatiseras och man kan ägna mer av sin tid åt analys och att styra verksamheten.

Finns att hyra
Att investera i ett affärssystem är inte billigt ­ i grova slängar från drygt en halv miljon mark och uppåt. För ett större system kan det bli fråga om mångsiffriga miljonbelopp, 'the sky is the limit'.
Licensavgiften är bland annat beroende av antalet användare som skall vara inkopplade på systemet. Dessutom får kunden i allmänhet också betala en årlig underhållsavgift på 8­12 procent av investeringssumman, ibland ännu mer. Därtill kan komma större eller mindre kostnader för konsultinsatser.
Normalt sett är det rimligt att satsa på investering i ett eget affärssystem om det är fråga om åtminstone 20­30 användare ­ men det finns lösningar även för ännu färre. Även här gäller att 'the sky is the limit'. Amerikanska Boeingkoncernen har installerat ett system för 35 000 användare ­ det kan vara världshistoriens största affärssystemprojekt. Leverantör är engelsk-holländska Baan, en av de större aktörerna i branschen.
Numera finns även möjlighet att 'hyra' affärssystemtjänster. Det kallas ASP, Application Service Provider. Branschbedömare menar att APS på sikt kommer att svara för en betydande del av marknaden för affärssystem.
Enkelt uttryckt kan man säga att affärssystemet och dess delsystem är till för att inhämta, lagra, sammanställa, analysera och distribuera information för att verksamheten skall kunna mätas och styras på bästa sätt.
Branschen är full av engelska termer och uttryck. Här en liten ordlista, som också kan illustrera vad ett affärssystem är och kan innehålla (termerna och definitionerna kan skilja en del mellan systemen).
Financials, eller vad det kan heta, är givetvis grunden ­ bokföring, reskontra, fakturering 'cash management', etc.
Supply Chain Management. Det talas det alltmer om ­ det handlar om informationssystem som stödjer det allt närmare samarbete som företag idag har med sina leverantörer, kunder och partners av olika slag.
Customer Relations Management. System för kundrelationer och kundvård ­ här kan även ingå säljstöd.
Human Resource Management. Här kan ingå allt möjligt som är personalrelaterat ­ inklusive rekrytering, kartläggning av kompetens och erfarenhet.
Knowledge Management ­ en leverantör inkluderar här till exempel strategisk planering, Balanced Scorecard och diverse ledningsinformation.
En stark trend är givetvis att integrera affärsystemet med internet. Exempelvis kan då leverantörer via internet komma in i systemet och hålla koll på lagernivåerna. Kunder kan göra sina beställningar via internet och ordrarna skall då kunna gå 'automatiskt' genom företagets affärssystem. Etc.
Och givetvis gör alla affärssystemleverantörer reklam för applikationer för att knyta affärssystemet till e-handel.

Kräver engagemang
Några råd från konsulter, användare och leverantörer till den som skall skaffa ett nytt affärssystem, eller byta upp sig till ett modernare:
­ Det krävs ett stort engagemang och mycket tid från beställarens sida. Det händer alltför ofta att beställaren inte ägnar projektet tillräckligt med tid, och inte förbereder sig väl. Det gäller att veta vad man vill få ut av ett system när man börjar upphandlingen.
­ Det är viktigt att tänka på att installation av ett stort affärssystem är en genomgripande sak som påverkar hela företaget. Ofta måste man ändra vissa processer och anpassa dem till systemet.
­ Därför räcker det inte med att köpa ett jättebra affärssystem och se till att det installeras på ett bra sätt. Mycket viktigt är att förankra systemet i organisationen och övervinna eventuellt motstånd. Och att ge användarna god utbildning.
Till många av affärsystemen är knutna användarföreningar, där användare kan utbyta erfarenheter.
Stellan Björk

Olika system för olika behov

Här är en lista på några leverantörer som huvudsakligen är inriktade på medelstora företag ­ de tre första med dragning även åt rejält stora bolag:
Intentia. Huvudprodukten heter Movex. Intentia är främst inriktat på produktions- och distributionsföretag.
IFS. Huvudsystemet kallas IFS Applications och är komponentbaserat. Fokus är på internationellt orienterade industriföretag, särskilt inom telekom, energi, skog, fordon och service.
IBS. Kunderna är huvudsakligen medelstora distribuerande och tillverkande företag.
Jeeves. Huvudsystemet heter Jeeves Enterprise. Klar inriktning på medelstora företag inom handel, industri och tjänster.
Scala. Systemet Scala 5.1 finns installerat i över 80 länder. Scala är inriktat på handels- och industriföretag.
NavisionDamgaard. Huvudprodukterna är Damgaard Axapta, Navision Financials, Damgaard XAL och Damgaard C5.
Några leverantörer av affärssystem är globala jättar, som till exempel tyska SAP, som år 2000 omsatte 30 miljarder mark, amerikanska PeopleSoft och Oracle, databasföretaget som även är stort på affärssystem. Till de stora räknas även holländska Baan, som numera ingår i den brittiska koncernen Invensys. De här jättarna har stora företag som kunder, men försöker även arbeta sig nedåt mot medelstora och mindre.
Affärssystem säljs i stor utsträckning via återförsäljare såsom managementkonsultbolag, IT-företag av olika slag etc. Men vissa affärssystemföretag säljer och installerar enbart med egen personal.
Affärssystem var en utpräglad tillväxtbransch under en stor del av 90-talet. Men 1999­2000 blev ­ av olika skäl ­ en tung period för branschen, en rad aktörer gick med stora förluster och det har skett ett antal företagssamgåenden.
Nu börjar branschen öka igen, och tjäna pengar. Men än är det en bra bit till tillväxtsiffrorna från mitten av 90-talet.
Stellan Björk