Ett steg närmare det papperslösa samhället

Den elektroniska faktureringen håller på att slå igenom bland de finländska företagen, påskyndade av ett EU-direktiv som träder i kraft vid årsskiftet. Snabbare hantering av fakturor och lägre kostnader är morötterna för företagen.

Redan en längre tid har flera finländska företag skött sin fakturering elektroniskt, antingen via EDI-system eller via nätfakturering. Vid årsskiftet träder ett EU-direktiv i kraft som ska harmonisera den elektroniska faktureringen inom EU. Direktivet i sig är ointressant för Finlands del eftersom man redan en längre tid har uppfyllt säkerhetskraven på elektronisk fakturering. Men man hoppas att EU-direktivet leder till att nätfakturering vinner mer terräng.
EU-direktivet tar bland annat ställning till fakturans innehåll och olika säkerhetsaspekter. Det innebär inte några större åtgärder för finländska företag eftersom specifikationerna stöder finländsk praxis ­ Finland har haft en framträdande roll på EU-nivå i utformningen av ramarna för elektronisk fakturering. Men enligt direktör Tapani Turunen på Tietoenator kan EU-direktivet utgöra startskottet för en större spridning av fakturering via nätet.
"Man har varit försiktig med att ta i bruk nätfakturering eftersom man inte varit säker på hurudana bestämmelserna kommer att bli på EU-nivå. I och med EU-direktivet finns det en gemensam bas man kan bygga på och man behöver inte längre spekulera huruvida man gör saker rätt eller fel då man bygger upp infrastrukturen för nätfaktureringen", säger Turunen.
Avsikten med EU-direktivet är att harmonisera faktureringspraxisen i alla medlemsländer. Det har bland annat uppstått problem med avdrag för omsättningsskatten då man har skickat fakturor mellan länder, eftersom man i vissa länder krävt att fakturan ska se ut på ett visst sätt för att den ska kunna godkännas. I och med EU-direktivet kommer minimiinnehållet i en faktura att specificeras.
"Då blir en finländsk faktura gångbar också i andra EU-länder", säger Turunen.
I och med EU-direktivet kommer det att bli lagligt med elektronisk fakturering i alla medlemsländer. För tillfället godkänner vissa länder inte ens EDI-fakturering.
Enligt Turunen är företagens intresse för elektronisk fakturering stort. Fördelarna är många. Det manuella arbetet faller till stor del bort och hela processen med att behandla fakturor blir mycket kortare. Enligt vissa beräkningar tar det i snitt 20 minuter att behandla pappersfakturor medan motsvarande tid för elektroniska fakturor är två minuter.
"Fakturan kommer direkt in i fakturasystemet och vederbörande personer kan godkänna den från sin egen maskin och skicka den till betalning. Man kan följa med fakturans gång genom organisationen och den blir inte liggande på någons bord".

Lägre kostnader
Elektronisk fakturering ger också betydande ekonomiska inbesparingar. Uppskattningarna varierar, men enligt vissa uträkningar kommer faktureringskostnaderna att sjunka med 75 procent. Totalt ger pappersfaktureringen i Europa upphov till kostnader som årligen kan uppgå till 50 miljarder euro.
"I och med att onödiga manuella arbetsmoment försvinner sparar man också arbetstid och sålunda även personalresurser", säger Tapani Turunen.
I den finländska ekonomin förekommer årligen ungefär 400 miljoner fakturor, varav ungefär 100 miljoner är EDI-räkningar. Av de resterande 300 miljonerna är 120 miljoner företagsräkningar och 180 miljoner konsumenträkningar.

Även för småföretag
Nordea lanserar på hösten en nordisk elektronisk faktureringstjänst för företagskunder. Med Nordea e-invoice kan också småföretagare sköta sin fakturering elektroniskt. Nordeas företagskunder kan både betala och skicka fakturor via nätet, antingen en och en via bankens internettjänster eller många åt gången genom filöverföringar. Fakturorna förmedlas sedan till mottagarnas internetbanker för godkännande. För tillfället kan fakturor skickas till alla Nordeas kunder i Finland och Sverige. Gradvis skall tjänsten utvidgas även till mottagare i andra banker.
"Det här är den första e-faktureringstjänsten i världen av denna omfattning", säger vice vd Bo Harald på Nordea.
Nordea har tagit en mycket aktiv roll i utformningen av standarden för elektronisk fakturering. Den nya tjänsten är enligt Harald ett steg närmare en standard för elektronisk fakturering inom EU.
"Jag ser inte EU-direktivet som avgörande. Standardiseringen är en relevantare fråga", säger Harald.
Nordea använder e-PI-standarden (Electronic Payment Initiator) och lobbar hårt för att den ska bli de facto-standarden för nätfakturering. Banken är på god väg att lyckas. Nordea innehar ordförandeposter i två arbetsgrupper inom European Payments Council och är mycket aktivt i Rosettanet, ett konsortium med målet att skapa standarder för e-business inom elektroniksektorn. 400 av världens ledande företag deltar, med Nokia, Intel och Cisco som drivande krafter.
"Standardisering av betalningsformatet är av avgörande betydelse för att vi ska komma loss från pappersfaktureringen. Företagen och bankerna tar inom Rosettanet fram en c2b-standard som är e-PI kompatibel", säger Harald.
På konsumentsidan har det förekommit elektroniska fakturor redan länge. Posten erbjuder en personlig elektronisk postlåda, dit företag kan skicka räkningar men också andra brev som till exempel erbjudanden. Om kunden så önskar skickar bland annat Kreditlaget och Sonera sina räkningar till den elektroniska postlådan eller direkt till kundens internetbank.

Väntar snabb ökning
Nätfakturering är framtidens grej, det är både Harald och Turunen överens om, även om man ännu inte sett någon explosiv tillväxt.
"Det kommer att gå som med de flesta nya IT-tjänster. Först händer ingenting och sedan mitt i allt exploderar det", säger Bo Harald.
Turunen beräknar att de flesta finländska företag kommer att sköta sin fakturering genom internet inom två år. I resten av Europa tar det längre tid eftersom det krävs mera arbete för att bygga upp infrastrukturen.
Lena Lindfors

Vad är skillnaden mellan en EDI-faktura och en nätfaktura?

Med elektronisk fakturering avser man all fakturering som sker utan papper. Det finns två huvudsakliga system: EDI-system och nätfakturering.
EDI-fakturor lämpar sig för fakturering som hänför sig till företagets kärnprocesser samt i situationer med ofta förekommande fakturering mellan två parter, till exempel ett företag och en underleverantör. EDI-faktureringen är helt automatiserad, allt från beställning och orderbekräftelse till betalning av fakturan. För att mottagaren ska kunna ta emot sändarens fakturor måste systemen vara integrerade och parterna måste komma överens om hur fakturan ska se ut vad gäller informationsfält och innehållsstruktur. Det krävs med andra ord relativt stora IT-investeringar vilket gör EDI-fakturering olämplig för mindre företag.
Nätfakturering är en förenklad version av EDI och lämpar sig i situationer där fakturavolymen inte är stor och antalet mottagare är större. Till skillnad från EDI-faktureringen behöver inte avsändaren och mottagaren komma överens om hur fakturan ska se ut och sändarens och mottagarens system måste inte heller vara integrerade. Det gör nätfaktureringen billigare och lättare att ta i bruk. Allt som krävs är att existerande faktureringssystem anpassas till någon förmedlingstjänst. Bland annat Tietoenator och Elma erbjuder dylika tjänster. Företaget måste gå igenom sina kunder och klargöra vem som kan motta en elektronisk faktura. Nätfaktureringsformatet är lämpligt också för konsumenträkningar.