Månadens Person: Tuula Lindberg, VD, Helsinki-Finland Congress Bureau: "Kongresslandet Finland skall nå tio-i-topp" "Finlands trumfkort som kongressland är säkerhet. Att deltagarna kan känna sig trygga - och att arrangemang och avtal håller." Med en bra produkt och en global marknad är det bäddat för framgång för kongresslandet Finland och Helsinki-Finland Congress Bureau. Kongresslandet Finland kan göra pengar; för Byrån (för enkelhetens skull) som jobbar 'non-profit' räcker det att hålla budgeten. Non-profit låter vilseledande anspråkslöst. Tuula Lindberg, som varit VD för HFCB i sexton år, kan vittna om att profiten nog syns ­ hos 'kongressproducenterna'. Byråns utmaning har från starten för ett kvartssekel sedan varit att hjälpa internationella kongresser att finna Finland, och den finländska kongresstjänstindustrin att gå ut i världen och finna de potentiella kunderna. Idag är kongresslandet Finland på 15:e plats globalt och kongresstaden Helsingfors på 16:e plats. Sverige och Stockholm ligger förargligt precis platsen före. Medaljländerna och -städerna är USA, Frankrike och Storbritannien, respektive Paris, Bryssel och London. Tuula Lindberg vill förbättra vår egen placering: år 2010 skall Finland vara bland tio-i-topp. Det är enligt henne ett realistiskt mål. Oddsen försämras knappast av att Lindberg i fyra år svingade ordförandeklubban i den europeiska branschorganisationen European Federation of Conference Towns och senaste höst "med 65 procents röstmajoritet" valdes till ordförande för ICCA, International Congress and Convention Association, den globala takorganisationen för nära 600 kongress- och konferensföretag världen runt. Hur jobbar HFCB? I en gatugallup skulle svaren på frågan bli få och flummiga... "Vi marknadsför Finland som kongressdestination. De städer som beviljas medlemskap ­ och jag försäkrar att sökandena är fler än de godkända ­ presenteras som kongresstäder i informationsmaterial, nyhetsbrev och annan kommunikation, och kan ­ liksom de företag som är våra medlemmar ­ visa upp sig med en valbar satsningsintensitet på branschmässor, konferenser och andra internationella fora. Lika viktigt är att nätverket ger möjligheter att lära av andra parter världen runt för att hitta nya idéer och arbetssätt och den vägen bättre konkurrenspositioner. Vi har sysslat med bench-marking åratal förrän ordet myntades." Du har från början inte tvekat att ta på dig utmaningar och ansvar. Hur skedde starten för dig på HFCB? "Efter tio år på resebyrån Area började jag ­ efter en längre mammaledighet ­ som försäljningschef på Helsinki-Finland Congress Bureau i februari 1983. Då VD:n sade upp sig i maj fogade jag min ansökan till ett femtontal andra, och kallades till intervju. Styrelsen, vars enda kvinnliga medlem Satu Vuoristo inte råkade vara närvarande, var mest bekymrad över min fyrabarnsfamilj: Trodde jag mig om att klara barnen, var jag villig att satsa resdagar, var jag morsk nog att sälja kongressbyrån och dess idéer till stadsdirektörer och andra tunga förhandlingsparter? Jag försäkrade att jag var morsk, att jag både kunde, ville och vågade, och sa då jag gick ut ur rummet ­ låt nu flickan försöka! Och dom lät flickan försöka." Samma år breddades byrån från fokusering på huvudstadsregionen till att flagga för hela Kongress-Finland? "Byrån behövde mera momentum än de tre 'huvudstadsstäderna' Helsingfors, Vanda och Esbo och deras kongressföretag borgade för, både bas- och budgetmässigt. Då jag kom med var man mitt uppe i processen att engagera övriga kongresstäder och deras kongressproducerande företag i detta gemensamma profilerings- och marknadsföringsinstrument. Nyckelargumentet var och är fortfarande att det finns pengar att hämta i kongresser, och att Finland har mycket att erbjuda kongressarrangörer och -deltagare. Så HCB blev HFCB för hela Finland. Idag räknar vi över hundra medlemmar ­ 23 städer, resten företag." Vilka är de strategiska måtten på en kongresstad enligt HFCB-koncept? "För att bli medlem i HFCB skall en stad kunna arrangera kongresser för minst 300 deltagare och ha alla de tjänster som behövs: mötesutrymmen, hotell- och restaurangkapacitet, utbud för sociala evenemang ­ för program utanför det egentliga konferensprogrammet. De städer som fyller måttet kommer med i vår gemensamma internationella marknadsföring riktad till den huvudsakliga målgruppen: de ca 4 500 internationella organisationer och institutioner som står för bulken av alla internationella konferenser. Av dem är drygt 80 procent forsknings- och vetenskapliga organisationer, samt universitet och högskolor; resten utgörs av ideella, religiösa eller andra organisationer och sammanslutningar". Du har sagt att det är lika svårt att få en stor konferens hit som att få OS-värdskap. Är det ett specifikt finländskt 'problem'? "Tröskeln för att 'få' en prestige- och budgetladdad konferens till Finland är hög. Då det gäller den vetenskapliga sektorn, fokusområdet, är praxisen dessutom den att organisationen i fråga måste ha medlemmar i det land där konferensen skall arrangeras, organisationen inbjuds av en egen medlem att hålla konferens här. En stor del av vårt arbete på hemmaplan går därför ut på att bearbeta professorer och experter med medlemskap som kan initiera konferenser, och uppmärksamgöra dem på de goda förutsättningar Finland har att vara värd." "Förvånande ofta är attityden till den inhemska beredskapen nedlåtande, direkt förringande ­ 'lilla Finland' klarar kantänka inte av det. Eller: "Alldeles för jobbigt för oss!" Jag har gjort den iakttagelsen att det i högskolevärlden är två kategorier som kan intresseras för att försöka få en kongress till Finland: unga förmågor som drivs av vilja att profilera sig, och akademiker på tröskeln till pension, med lust att markera sin sorti med ett stort evenemang. Jag finner det för övrigt ologiskt att högskolorna inte har en kongresspositivare policy: fakulteterna får nog poäng om deras professorer och forskare åker iväg och föreläser internationellt, men inte om dessa får till stånd en konferens i hemlandet som drar hit den internationella toppen. Vi har faktiskt tillsatt ett kundråd med högskolefolk från bl.a. Åbo, Jyväskylä och Esbo att tillsammans kartlägga vad HFCB kan göra och erbjuda då det gäller internationella vetenskapliga kongresser, och hur högskolor och tjänsteföretag kan mötas kring gemensamma intressen." Konferenser planeras och besluts med lång tidtabell. Hur påverkar det arbetet? "Om vi vill vara med och leka måste vi veta åratal i förväg vem som avser att göra vad i konferensväg. Också här är ett redskap nätverksarbete, och långt även personliga kontakter till organisationernas nyckelpersoner och deras finländska medlemmar. Planeringtiden för stora konferenser ­ med minst 1 000 deltagare, vilket faktiskt utgör bara 11 procent av alla internationella konferenser ­ är i snitt 2­4 år, men kan vara tio år eller mer. Ett exempel inom vår erfarenhetssfär är diabeteskongressen 1997 i Helsingfors, den största kongressen hittills i vårt land. Då byrån framlade Finlands s.k. bid book ­ en preliminär presentation av vår kapacitet och optioner för kongressarrangemangen ­ vid diabetesorganisationernas planeringsmöte i Sydney 1986, elva år före kongressen, räknade man med runt 4 000 deltagare. Till slut kom hit 9 000 deltagare, vilket nära nog sprängde ramarna, men inte riktigt. I alla fall betydde det att en del inkvarteringar måste ordnas i Tavastehus och Lahtis, inklusive dagliga transporter. Att vi klarade det kan nog ses som mästarprovet i skrået. 7 000 deltagare är vad Helsingforsregionen kan klara friktionsfritt idag. Men jag välsignar den nya hotellkapaciteten de närmaste månaderna: Kämp har återuppstått, Scandic i Kampen och Radisson SAS Plaza vid järnvägstorget är på slutrakan och ger totalt cirka 1 000 nya hotellrum i centrum." Vilka är den finländska kongressindustrins trumfkort och stötestenar, och hur påverkar de konkurrensförutsättningarna? "Trumfkortet över alla andra är säkerhet. Deltagarnas fysiska säkerhet på och utanför konferensen. Att de kan känna sig trygga. Kvalitetssäkerheten hos tjänsteproducenterna. Säkerheten att arrangemang och avtal håller. För garvade konferensarrangörer är dessa första rangens frågor. Ren, oförstörd natur är ett givet plus. Finlands relativa okändhet är både ett plus och ett minus: om än Finland inte automatiskt väcker associationer internationellt, kan det vara lockande att utforska denna avlägsna del av världen. Över 70 procent av internationella kongressdeltagare kommer hit för allra första gången!" "Minussidan är kanske serviceattityderna. Även om man här börjar lära sig vikten av service och servicevillighet, kunde tjänsterna levereras med en större medveten vänlighetsansträngning. Icke sällan kommuniceras attityden att man betjänar för att man måste, men inte av glädje att kunna vara till hjälp. I grunden tror jag finländarna anser det nedsättande att tjäna andra ­ och att visa vänlighet. I det avseendet sitter de asiatiska länderna med ett okonkurrerat trumfkort gentemot åtminstone de nordiska länderna. Dessa, främst Sverige och Finland, konkurrerar å sin sida med samma trumfkort, säkerhet, ren vacker natur. Men då en organisation ordnar en internationell kongress i Sverige räcker det nog flera år innan Finland kan bli aktuellt för samma organisation!" Har kongressdeltagarprofilen ändrat över åren ­ hur är könsfördelningen? "I det äldsta segmentet, 60­80 år, är 80 procent eller mer män. I mellankategorin 40­60 är det fortfarande något fler män än kvinnor, men i segmentet under 40 år är majoriteten kvinnor, och samma tendens kan ju skönjas i studentmaterialet. För arrangörerna betyder det bl.a. att kvinnors preferenser måste beaktas i valet av lunchmenyer, hotellens sociala utrymmen, hotellrummens utrustning ­ och utbudet på barnservice. Allt flera kvinnor kommer nämligen att ta barnen med sig på kongressresor." Själv reser Tuula Lindberg inte mycket, privat. Resdagarna i jobbet har legat på nivån 60 per år, men ICCA-ordförandeskapet kommer att höja siffran något. Fritiden tillbringar hon på havet i familjens segelbåt, eller i skogen kring familjens sommarställe. "Jag är jämt i skogen. Jag älskar att röja i skogen, och vi har effektiva redskap för min man jobbar på Fiskars. Men ofta bara promenerar eller springer jag i skogen. Det är mycket vilsamt som motvikt till jobbet." En daglig rekreation har varit simning ­ läkarrekommenderad som terapi för en medfödd ryggskada. "Varje morgon då jag är hemma har jag simmat en kilometer i Grankulla simhall, gjort tänjningar, och badat bastu innan jag kört hem och fixat morgonmål åt familjen. Man tänker och planerar bra medan man simmar. Nu får jag nöja mig med stavpromenader några månader för att simhallen repareras. Jag saknar mina simturer förstås." Hon slår vakt om det privata reviret. Det måste man, om man utan att snåla ger en fullödig professionell insats. Men också på den professionella sektorn måste man gallra och välja. "ICCA-ordförandeskapet har medfört en ström av internationella föredragsinvitationer. Det är inte ändamålsenligt att ställa upp på alla, och jag håller på att lära mig säga nej." Ragnhild Artimo HFCB 'matchmaker' för konferensmakare Helsinki-Finland Congress Bureau har under ett kvartssekel verkat som 'matchmaker' mellan kongressarrangörer och kongresstjänstproducenter ­ såsom resebyråer, transportföretag, kongresshus, hotell- och restaurangföretag, programbyråer och tolkfirmor. Kongressturismen är segmentet där pengarna finns. I snitt använder kongressdeltagare tjänster för drygt 1 200 mk/d. Branschens totalintäkter 1998 uppgick till 504 Mmk, antalet kongresser till 250 med ca 50 000 deltagare. Helsingfors kniper en tredjedel av denna business. "HFCB är framför allt marknadsförare", säger VD Tuula Lindberg. "Det gäller att koordinera och rikta informationen om tillgängliga tjänster till de rätta beslutsfattarna vid rätt tidpunkt och med rätta argument. Byrån har genom åren byggt upp precisionsinstrumentet för detta: ett internationellt nätverk där tryckt och elektronisk information, konferenser, mässor och möten för samman dem som erbjuder och dem som behöver. Beslutsprocessen för kongresser är flera år. Processen att göra Finland attraktivt och framgångsrikt i businessen är en långtidsutmaning." HFCB är en nonprofit-organisation med 7 anställda och över 100 medlemmar: 23 'klassade' kongresstäder samt branschföretag som fyller kapacitets- och kvalitetsmåttet och inte får hicka om det krävs flexibilitet och improvisationer. Några färska megautmaningar med smickrande utgång har ritat in Finland på de krävande kongressarrangörernas karta. Geofysikerkongressen om ett par veckor, helicobakteriekongressen i september och EU-kommissionens konferens kring informationssamhället i november hör till nyckelutmaningarna i år. Årets 'arbetslista' inkluderar ca 170 organisationskongresser med kalkylerade totala deltagarantalet 50 000. Dessutom beräknas EU-ordförandeskapet generera ett 80-tal möten med runt 20 000 deltagare. Helsinki-Finland Congress Bureau med en årsbudget på runt 5 Mmk finansieras av handels- och industriministeriet (1,3 Mmk), Helsingfors stad (800 000 mk), de övriga medlemsstäderna och branschindustrin (tot. ca 2,9 Mmk). Målsättningarna fokuseras på medlemsorganisationerna: enligt en färsk strategi skall omsättningsvolymen för dem växa med 5 procent på årsbasis de följande fem åren. Konceptet med en riksomfattande kongressbyrå är unikt åtminstone i Norden. Exempelvis Sverige har organisationen Kongress-Stockholm som endast täcker huvudstaden. Danmark utvecklar som bäst konceptet Wonderful Copenhagen på liknande premisser. "Vi har vuxit för att industrin trott på oss", säger Lindberg, och lämnar osagt att här också finns turismorganisationer som inte fått branschindustrin bakom sig. RA Tuula Lindberg i korthet Född 1944 i Helsingfors Student 1963, Alppilan Yhteislyseo Utbildning: studentmerkonom 1966, Liikemiesten Kauppaopisto Karriär: avdelningschef vid Areas kongressavdelning 74, VD för HFCB 1983­ Förtroendeuppdrag: bl.a. Helsingfors turistförening, styr.medl. 98­, Centralen för turistfrämjande, styr.medl. 91­, Stiftelsen Helsingfors Kulturstad, styr.medl. 97­, of för ICCA (International Congress and Convention Association) 99­ Familj: maken Ingmar, barnen Outi, Martina, Christian och Kim, hunden Emma